Somos una empresa de transporte internacional de mercancías por marítimo y aéreo.
(freight forwarder)
Tenemos algunos trabajos que se hacen manualmente que queremos automatizar empleando RPA y empezamos por uno de ellos, que será este proyecto.
1/
Una persona recibe cada día varios correos con información sobre los contenedores que van a llegar. La información que viene es la siguiente y viene de la siguiente manera (en una tabla, sobre el cuerpo del correo):
CBL Equipment Nbr Type PO
MSCU/XXXXXXXXXXXXXX MSCUXXXXXX 40 DRY SXXXXXXXXX
MSCU/YYYYYYYYYYYYYYY MSCUYYYYYY 40 DRY SYYYYYYYYY
MSCU/ZZZZZZZZZZZZZZZ TRIUZZZZZZZ 40 DRY SZZZZZZZZZ
2/Accedemos con internet explorer a una web (con nuestro usuario y contraseña) para descargarnos la documentacion de cada uno de esos contenedores
3/ copiamos el numero de contenedor del listado de arriba y lo pegamos en el espacio del programa donde indique "numero de contenedor"
(es posible qe la documentación aún no esté colgada (cuando falta mucho tiempo par que ese contenedor llegue) en ese caso, habría que volver a intentarlo unas horas después o al día siguiente.
Así vamos contenedor a contenedor descargando la documentación correspondiente. Algunos documentos están en pdf y otros en Excel. Estos últimos habrá que convertirlos a PDF para que esté todo unificado.
Hay un tipo de documento que se repite en varios contenedores ya que significa que todos esos contenedores viajan juntos bajo la misma documentación. Este documento se llama "BL"
Una vez descargado todos lo documentos, habrá que unir toda la documetación de todos los contenedores que petenecen a cada BL, tosos juntos en un PDF. (excepto un documento que se llama "packing"
Al terminar tenemos ue tener 2 PDF por cada BL: uno con los documentos (excepto el packing) y otro sólo con los packings.
Hay que tener en cuenta que si un BL tiene 4 contenedores hay que ponerlo solo una vez, al descargar los documentos por contenedor lo estaremos descargando 4 veces, solamente lo tenemos que poner en el archivo agrupado una vez
Una vez hecho hay que comprobar los siguiente:
1) Bultos, Kg y Metros cúbicos de BL coincide con la suma de los mismos en las facturas, en los packing y en los packing
2) La factura venga a nombre de nuestro cliente
3) Las condiciones de la factura son CIF
En caso de discrepancias hay que enviar por email la documentación a una persona que lo revise y contacte con nuestro cliente para que lo solucione
Si todo está correcto hay que enviar por email todos los documentos que hemos obtenido (2 PDF por BL) a nuestro agente de aduanas para que el vaya preparando el despacho. En el email hay que poner los datos de lo que estamos enviado, por ejemplo:
Buenos días,
Te envío adjunto los documentos (BL/ FRA/ PL) para despacho de los Contenedores siguientes:
2X40HQ / SUDUXXXX/ MSKUXXXX
1X40HQ / MRSUXXXX
Aquí le estamos enviando la documentación de 2 BL distintos, el primero tiene dos números de contenedores del tipo 40HQ y el segundo tiene solamente uno también del tipo 40HQ
Buenas. Estoy interesada en trabajar en este proyecto, mi presupuesto es el indicado, somos un equipo de 3 trabajadores para esta cuenta.
Muchas gracias.
Buenas noches, estoy interesada en participar en su proyecto, cuento con experiencia de mas de 10 años en control y seguimiento de los procesos de: embarque, despachos, aduana, pago de impuestos aduanales, fletes locales, por lo cual comprendo y me relaciono con su descripción de proyecto para clasificación de embarques con sus BL y packings. Adicionalmente cuento con el tiempo necesario para entregar un trabajo de calidad cumpliendo el lapso de entrega. Gracias por su consideración.